امروزه محیط‌های کسب و کاری با چالش‌های گوناگونی از قبیل گسترده شدن تعاملات درونی و بیرونی ،تعاملات روزمره سازمان و حجم تبادل اطلاعات در دوره‌های کاری فشرده به اندازه‌ای افزایش پیدا می‌کند ، که انجام و پیگیری آنها به صورت دستی و سنتی عملاً خارج از توان نیروی انسانی بوده و ممکن است با مشکلات زیادی همراه شود ( موسوی مدنی و نوروزی ، 1385 ) .

حجم بالای اطلاعات و مکاتبات و دسترسی کند ، مسئولین و مدیران را که به مدیریت زمان در مجموعه تحت رهبری خود بها می دهند ، به سوی اتوماسیون اداری در ابعاد مختلف رهنمون ساخته است . وجود نظام اداری غیر مکانیزه در قسمت مکاتبات اداری سازمان ها باعث بروز مشکلاتی از قبیل زمان بر بودن مکاتبات و تحت کنترل نبودن گردش و نظارت بر مکاتبات و … می شود ( همان منبع ، 1385 ) .

مکانیزم های قدیمی اطلاعات مدیریت ، پاسخگوی شرایط پیچیده حاضر نیست و نمی توان در بر خورد با مسائل بغرنج ، صرفاً به ذهنیات و یا گزارشات محدود متکی بود . اداره امور به شیوه های موثر و کار آمد ، مستلزم پردازش انبوهی از اطلاعات گوناگون است که  با آهنگی سریع رشد کرده و تحلیل آنها را سخت می سازد ( رنجی جیفرودی ، 1387)  .

با ورود کامپیوتر ، عملکرد سازمان ها به صورت بنیادین دگرگون شده است . سازمان هائی که بلافاصله متوجه عواقب این دگرگونی شده اند برای استفاده موثر از این وسیله ، رشد و توسعه سیستم های تکنولوژی اطلاعات مطابق با استانداردهای الکترونیکی  را در اولویت کار خود قرار داده ا ند ( اسلایت ، 2002 ) .

در سال‌های اخیر، پیشرفت فناوری اطلاعات و شاخه‌های وابسته به آن ، راه حل‌های مختلفی را فراروی محیط‌های کسب و کاری قرار داده است . در این میان ، سیستم‌های اطلاعات از مهم‌ترین و کاراترین راه حل‌ها برای تسهیل ، کنترل و نظارت بر گردش اطلاعات در سازمان‌ها است . سیستم‌های اطلاعاتی ، برنامه‌های نرم افزاری هستند که با استفاده از رایانه و بانک‌های اطلاعات DATA BASE کار جمع‌آوری ، ذخیره ، بازیابی و کنترل اطلاعات را در سازمان‌ها تسهیل می‌نمایند لذا ابزار های جدید اطلاعاتی جهت بالا بردن سرعت و دقت عملیات اداری ضروری می باشد . بنابراین توسعه روز افزون و پیچیدگی ارتباطات بین ارکان درون و برون سازمانی و گستردگی اطلاعات و عملیات ، الزام بهره گیری از سیستم اتوماسیون اداری بعنوان روشی نوین و بستر ارتباطات الکترونیکی ، جهت سرعت بخشیدن به امور سازمانی اجتناب ناپذیر کرده است . ( موسوی مدنی ، نوروزی ، 1385 ) .

اتوماسیون اداری ، بهترین ابزار برای رسیدن به راه کارهای مفید در جهت صرفه جویی زمان و استفاده بهینه از وقت و نیروی انسانی در سازمان می باشد . راه حل های مکانیزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت بر گردش کارها را میسر می سازد . دراین فرایند ، حذف مکاتبات کاغذی ، صرفه جویی و استفاده بهینه از زمان و … عملی می گردد (کریمی زند ،  1388 ) .

همچنین با استفاده از امکانات فوق العاده قوی SharePoint در جستجو ، امکان یافتن هر مستند در هر لحظه به صورت Online امکان پذیر می شود . همچنین تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الکترونیکی آرشیو می شود ( یاراحمدی ، 1387 ) .

به همین منظور در این تحقیق اثرات سیستم اتوماسیون اداری بر عملکرد پرسنل سازمان امور اقتصادی ودارایی استان مرکزی مورد بررسی قرار می گیرد

1-3–اهمیت و ضرورت تحقیق

آینده جایی نیست که به آنجا می رویم ، بلکه جایی است که آن را بوجود می آوریم ، آنهم با راههایی که به آینده­ می سا زیم .تصمیمات استراتژیک و ملی مبنی بر ایجاد دولت الکترونیکی ، چشم انداز ایران 1400 و به تبع آن تصمیمات استراتژیک در راستای چشم انداز و تبیین اهداف و سیاست های کلی و اجرایی در برنامه  پنجم توسعه و تبیین چالشها و راهکار های دستیابی به اهداف ، الزام های دهکده جهانی در امر ارتباطات ، استاندارد سازی عملیات و جلب رضایت ارباب رجوع و همچنین علاقمندی ایران به ورود در جرگه کشور های عضو سازمان تجارت جهانی و پذیرش ایران به عنوان عضو ناظر پس از ده ها بار رد تقاضا ، حضور چشمگیر ایران در سازمانها و مجامع بین المللی وتاکید بند چهارم سند فرابخشی بر گسترش  آگاهی عمومی و توسعه فن آوری و تحقیقات ، مقدماتی را پیش روی سیستم سازمانی­می نهند که روی آوری به اتوماسیون اداری یکی از آنها است . برای حل مسائل پیش رو که در هر سازمانی به وقوع­ می پیوندد از مراحلی همچون تشخیص درست مسئله ، بررسی زمینه های مختلف حل مسئله ، انتخاب بهترین راه حل و اجرای آن و کنترل و حصول اطمینان از درست کار کردن راه حل ، عبور می شود . سازمانها به منظور درک صحیح مسئله زمان زیادی را صرف مطالعه و شناسائی راه حل های مسئله می نمایند . حل برخی مسائل پیچیده سازمانی زمان طولانی را می طلبد و سیستم اتوماسیون پشتیبانی بسیار خوب و موثر تری را در ایفای وظایف مدیریتی از جمله تصمیم گیری، برنامه ریزی و کنترل برای مدیران فراهم می آورد .

متحول شدن ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمان ها و موسسات اقتصادی از آنچنان رشد سریعی     بر خوردار است  که دیگر فرایند های کند و زمان بر اداری به روال پیشین پذیرفتنی نیست . بر این اساس ضرورت دارد تا ابزاری فراهم شود که با بهره جویی از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام فرایند های اداری پرداخت . بدین منظور استفاده از سیستم اتوماسیون اداری به عنوان روشی نوین از سویی به جریان کار سرعت می بخشد و از سویی دیگر ، با جمع آوری  اطلاعات مجموعه فعالیت های سازمان و طبقه بندی آنها ، بستر مناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره فراهم ­می سازد .

متحول شدن ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمان ها و موسسات اقتصادی از آنچنان رشد سریعی بر خوردار است  که دیگر فرایند های کند و زمان بر اداری به روال پیشین پذیرفتنی نیست . بر این اساس ضرورت دارد تا ابزاری فراهم شود که با بهره جویی از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام فرایند های اداری پرداخت ( رنجی جیفرودی ، 1387 ) .

بدین منظور استفاده از سیستم اتوماسیون اداری به عنوان روشی نوین از سویی به جریان کار سرعت   می بخشد و از سویی دیگر ، با جمع آوری  اطلاعات مجموعه فعالیت های سازمان و طبقه بندی آنها  بستر مناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره فراهم می سازد . نرم افزار اتوماسیون  به عنوان بخشی  از مجموعه سیستم یکپارچه اطلاعات مدیریت ، با بررسی مدل های فعالیت سازمان های بخش  عمومی و موسسات صنعتی و بازرگانی طراحی و تولید شده است و می تواند به خوبی پاسخگوی  نیاز های یاد شده باشد ( همان منبع ، 1387 ) .

با توجه به اینکه حجم مکاتبات اداری و گردش نامه ها و اسناد در سازمان ها و موسسات اداری بسیار بالا می باشد وجود یک سیستم نامناسب اداری باعث اتلاف زمان و صرف انرژی بیشتر ، افزایش هزینه ها و در نتیجه غیر بهره ورشدن سازمان می شود . تنها یک سیستم مناسب و سریع اداری می تواند حجم عمده ای از پاسخ ها را کاهش دهد و باعث صرفه جویی اقتصادی و افزایش بهره وری گردد ( موسوی مدنی ، نوروزی ، 1385 ) .

امکان مفقود شدن عمدی و سهوی اسناد ، نامه ها و پرونده ها وجود دارد ؛ به ویژه در زمان
جا به جایی های سازمانی و زمان تغییرات ساختاری یا تغییر محل یک واحد یا سازمان از مکانی به مکان دیگر که با قرارگیری در قالب یک سازمان الکترونیکی و استفاده از سیستم اتوماسیون اداری  کارآمد زمان و انرژی بسیاری حفظ خواهد شد ( کریمی زند ، 1388 ) .